1 augustus 2024
Voor wie is deze privacyverklaring bedoeld?
Deze privacyverklaring is bedoeld voor onze huidige en potentiële opdrachtgevers, gefotografeerden en bezoekers van onze website.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
Het bedrijf “Seen by Maxime” is verantwoordelijk voor een transparante en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens gerelateerd aan het verlenen van onze diensten (fotoshoots) en eindproducten (foto’s) voor content creation en beroepsfotografie.
KvK-nummer: 74401025
Eigenaar: Maxime Rijvers
E-mailadres: contact@seenbymaxime.com
Telefoon: 06-11319697
Wat zijn persoonsgegevens?
Een foto is enkel een persoonsgegeven als je er een persoon mee kunt identificeren, waarop dus een herkenbaar gelaat te zien is. Dat kan een portret of groepsfoto zijn. In dat kader verwerken wij dus persoonsgegevens en is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op ons van toepassing.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
We verwerken de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, adres; woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, betaalgegevens, specifieke informatie die een (potentiële) opdrachtgever doorgeeft, zoals datum en locatie van de fotoshoot en eventueel trouwdatum en locatie.
Wij merken op dat bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals geloofsovertuiging, ras, etniciteit, medische conditie) zouden kunnen worden afgeleid uit een foto. Onze foto’s zijn niet gericht op of bedoeld voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens of het maken van onderscheid op basis van deze gegevens. Daarnaast hebben wij het recht op artistieke uitingsvorm voor de verwerking van deze gegevens.
Hoe komen we aan persoonsgegevens?
Persoonsgegevens krijgen we van mensen die contact met ons opnemen, via onze website, ons contactformulier, e-mail, telefoon of via een kennismakingsgesprek.
Indien er een opdracht voor een fotoshoot gegeven wordt uit naam van een eenmanszaak en bepaalde bedrijfsgegevens (nog) niet direct aan ons verstrekt zijn, kunnen we openbare registers raadplegen, zoals het handelsregister van de KvK of andere publieke bronnen.
Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegevens voor de doeleinden die we hieronder hebben beschreven en die aan de wettelijke vereisten voldoen.
- Contactformulier of e-mail: Je kunt contact met ons opnemen via ons contactformulier of onze website of door een e-mail naar ons te sturen. We hebben dan een gerechtvaardigd belang om de persoonsgegevens die we op die wijze van je hebben verkregen te verwerken. De inhoud van de e-mail of het bericht via het contactformulier, je naam en e-mailadres verwerken we het met doel om op je bericht te kunnen reageren.
- Boeking van een fotoshoot: We leggen de wensen voor de fotoshoot vast, samen met jouw naam en contactgegevens, de datum en locatie van de fotoshoot. Wij verwerken deze persoonsgegevens voor het aangaan van een contractuele overeenkomst.
- Offertes: vraag je bij ons een offerte aan, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om een gerichte offerte te kunnen sturen. Wij verwerken deze persoonsgegevens voor het aangaan van een contractuele overeenkomst.
- Uitvoering van de opdracht: als je ons een fotoshoot opdracht hebt gegeven, dan verwerken wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van die opdracht. Wij verwerken jouw NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres om je informatie toe te kunnen sturen, afspraken te kunnen maken. Wij verwerken deze persoonsgegevens voor het aangaan van een contractuele overeenkomst.
- Foto’s: tijdens de uitvoering van een fotoshoot-opdracht kunnen portret, huwelijksfoto’s of groepsfoto’s gemaakt worden, waarop mensen herkenbaar in beeld zijn. Wij verwerken deze persoonsgegevens voor het aangaan van een contractuele overeenkomst. Wij zullen de foto’s aan de opdrachtgever leveren als eindproduct van de opdracht. Wij hebben bovendien een gerechtvaardigd belang om deze foto’s te verwerken, namelijk een artistiek belang en een belang om onze artistieke werken in te zetten voor onze eigen bedrijfsvoering, waaronder voor promotiedoeleinden middels onze portfolio. Wij hebben daarbij een afweging gemaakt tussen het privacybelang van de opdrachtgever, de mensen die deelnemen aan de fotoshoot of herkenbaar in beeld zijn en onze bedrijfsbelangen. Op de door ons gemaakte foto’s rust ons intellectueel eigendom, wij hebben hierop auteursrecht. Wij bewaren deze artistieke producten daarom in ons archief en portfolio.
- Facturatie: als je ons een opdracht voor een fotoshoot hebt gegeven, dan verwerken wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële afhandeling van die opdracht. Dat zijn in elk geval je naam en e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn om een correcte factuur te kunnen versturen. Bij betaling zullen we bovendien te zien krijgen van welke rekening dit komt en wie de rekeninghouder is.
- Onze website: wij verwerken persoonsgegevens door het publiceren van de door ons gemaakte foto’s op onze website. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang.
- Social media: We willen het voor jou graag zo gemakkelijk mogelijk maken om de foto’s op onze website te delen via social media. Dit kan door middel van een aantal social media buttons. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke social media kanalen om te weten hoe zij met privacy omgaan.
- Instagram: In overeenstemming met onze contractuele voorwaarden, kunnen we foto's delen op onze sociale media-accounts (en de klant taggen). Het verdere gebruik van foto's op jouw sociale media-account ligt volledig binnen jouw controle. Zie de privacyverklaring van Instagram voor meer informatie.
Hoe zit het met foto’s waarop kinderen worden afgebeeld?
Met de afbeeldingen van kinderen moet extra zorgvuldig worden omgegaan. Zij kunnen zelf geen keuze maken over publicatie van foto’s. Daarom dienen de ouders toestemming te geven voor het publiceren van foto’s waarop kinderen worden afgebeeld. Deze toestemming mag door de kinderen zelf worden ingetrokken vanaf het moment dat ze 16 jaar zijn en er zelf over kunnen en mogen beslissen.
Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het uitvoeren van onze diensten.
- Offertes, facturen en betaling bewaren we gedurende een periode van 7 jaar.
- Foto’s in ons archief en portfolio bewaren we gedurende een periode van 10 jaar, met name voor het aanbieden van onze service om de foto’s van de opdrachtgever (waarvoor al betaald is) opnieuw te kunnen verstrekken in geval van verloren gegane foto’s door de opdrachtgever.
- Persoonsgegevens gerelateerd aan email contact of via het contactformulier worden niet langer bewaard dan 2 jaar.
Wij zullen persoonsgegevens op een eerder moment verwijderen als je ons daarom vraagt, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om jouw persoonsgegevens langer te bewaren.
Hoe beschermen wij persoonsgegevens?
Wij hebben passende organisatorische en technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de persoonsgegevens die wij verwerken.
Persoonsgegevens worden onder andere beschermd door een sterk wachtwoord op onze computers, email en opslaglocaties alsmede het gebruik van een beveiligde WiFi verbinding.
Wat doen we als we andere bedrijven inschakelen voor onze diensten?
Met bedrijven die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens.
Worden persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?
Wij proberen persoonsgegevens zo veel mogelijk binnen de European Economic Area (EER) te verwerken, maar soms ontkomen we er niet aan ook diensten van buiten de EER in te zetten. Deze bedrijven zijn gevestigd in een land dat door de Europese Commissie niet wordt gezien als een zogenaamd “adequaat” land, hetgeen betekent dat de Europese Commissie vindt dat het land niet zelfde bescherming van persoonsgegevens biedt als binnen de EER.
In dat geval, zijn er passende waarborgen getroffen of bindende bedrijfsvoorschriften vastgesteld, zoals door de Europese Commissie vastgestelde contracten, oftewel EU Model Clauses.
Wat als je klikt op externe hyperlinks op onze website?
Op onze website zul je hyperlinks naar externe websites aantreffen. Door op een hyperlink te klikken ga je naar een website buiten onze website. In dat geval is de privacyverklaring van die externe website van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens.
Jouw rechten
We informeren je graag over de rechten die jij hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens.
Inzage, rectificatie en wissen
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken en je mag vervolgens verzoeken deze te laten rectificeren of te wissen.
Beperking van de verwerking
Je hebt het recht ons te verzoeken de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld, wanneer de gegevens niet meer juist zijn, de verwerking onrechtmatig is, we jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben of in afwachting van een beslissing op het bezwaar dat je gemaakt hebt tegen de verwerking.
Recht op bezwaar
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Maak je bezwaar tegen het gebruik van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing, dan zullen we jouw persoonsgegevens daar niet meer voor inzetten.
Gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van ons in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te ontvangen, zodat je deze aan een andere partij kunt overdragen, wanneer je ons toestemming had gegeven om jouw persoonsgegevens te verwerken en wanneer de verwerking geautomatiseerd is gedaan.
Toestemming intrekken
Hebben we je persoonsgegevens voor een bepaald doel verkregen op basis van jouw toestemming, dan mag je deze toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Wil je een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op per e-mail via contact@seenbymaxime.com.
Wijzigingen privacyverklaring
Het kan zijn dat we onze privacyverklaring moeten wijzigen, bijvoorbeeld omdat we een andere werkwijze zijn gaan hanteren. We zullen de nieuwe privacyverklaring altijd op onze website publiceren.
Hoe kun je contact met ons opnemen indien je nog vragen hebt?
Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over de verwerking van je persoonsgegevens, wil je een van je rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens uitoefenen of heb je een klacht over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op.
Wat als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens?
Heb je klachten over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken? Dan kun je contact met ons opnemen of een klacht bij ons indienen. Deze klacht zullen we zo snel mogelijk in behandeling nemen. Mochten wij je klacht niet naar tevredenheid afhandelen, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
